メールを書く上で気にすること

今年入社した新卒を見ていて考えていたのですが、
メールのお作法は社会人なりたての頃に教えてもらった事を
ずっと使っているなぁと思いました。

 新卒の方々に教える時や、メンバー同士でメールの文面をレビューする際に、
伝えやすいように自分でも整理しておきたいと思い立ち、
自分が気にしてるところ、注意しているところを書き留めておきます。

宛先

• To,CC

メールアドレスは直接の担当者をtoに入れ、関係者をccに入れます。
初めてメールを送るため担当者が分からない場合には、関係者をtoに入れる。

• 順序

メールアドレスを並べる順番を意識します。
まずはお客様のメールアドレス、メーリングリスト、自社の関係者の順番。

偉い人から順番に入れていきます。
職位が分からない場合は適当でやるしかないけど。

メールクライアントソフトによって、どういう順番に表示されるか分からないので、
意識しても意味が無いとは思いますが、念の為という感じです。

宛名

初めてメールを送る場合は

「会社名 hogehoge様」

会社名には株式会社等の表記を含めて書く。

一度でもやり取りがあって、相手の名乗りが分かっていれば、
名乗った会社名を書くのが良いと思います。
大抵の場合、「hogehoge株式会社の何々です」とは名乗らずに
「hogehogeの何々です」と名乗ることが多いと思います。

それが分かれば自分からも、hogehoge 何々様と宛名を書きます。

担当者と直接やり取りする場合はそれだけでよいのですが、

相手の上司や部署のメーリングリストをccに含める場合は、to:担当者 cc:上司様

などの書き方で、誰に送る事を意識しているか明示したりします。

自分の名乗り

初めてメールを送る場合は、

「この度はお世話になります。hogehoge株式会社の何々と申します。」
と、文頭の挨拶を書くようにしています。

会社として付き合いはあるけど、自分は送るのが初めての場合は、

「いつもお世話になっております。hogehoge株式会社の何々と申します。」

何度かやり取りしている場合には、

「いつもお世話になっております。hogehogeの何々です。」

 と言った具合に堅苦しさを少しずつ和らげていくようにしています。

章立て

重要な事、伝えたいことを先に書くことを意識しています。

仕事をする上でお客様に決めてもらわないといけないことや、

問題が発生している事など、重要な事から先に書きます。

また、それを伝えた上で何をしてもらいたいのか明確に書きます。

例えば、ただ問題が発生している事だけを伝えたのでは、

相手はどうしたらよいか分かりませんよね。

「問題が発生したので、このように回避したいと思いますが、
この方法をとってよろしいでしょうか」

という具合に、代案や回避策を提案して、
それで良いか悪いかを判断してもらいたい旨を伝えます。

打ち合わせの時間を調整したいのなら、

自分の予定を伝えたうえで、相手の都合を聞くなど。

重要なことを先に書くだけでは、伝わったは良いけど、
どうしたら良いか分からなくて、問答が増えたり、
齟齬を起こしたりすると思います。

どうしても分かりにくい文章になったりする場合は、
先に電話などで会話をしてから、メールには結論のみ書くのも１つの手段だと思います。
「何々の設定をしようとした時、競合する機能を無効にする必要があり、この機能を無効にすると云々。」
質問や状況の説明を丁寧に書いていると、
時間が掛かって仕方ない事があると思います。

「詳細は後ほどメールでお送りしますが、こういう問題が起きていて、
解決策にはこの機能をオフにしたいと考えている。」

他の機能への影響はないが、要望と違う動きになってしまうため、相談したい。
といった、口頭では頭出しだけして、詳細をメール文章に書いて、
結論を出してもらうなど。

長さ

メールが長いと、メールを読むにも時間が掛かってしまいます。

重要な事が読み飛ばされてしまう事もあると思います。

なるべく短く簡潔に書く事が大切だと思いますが、
議事録など話した内容が多ければ多いほど、メールが長くなっていってしまいます。

そういう時は、相手に確認して欲しい事をまとめて書いておいたり、
確認して欲しい箇所に☆印などの記号をつけて、
確認して回答頂きたい部分には☆印をつけてあります、
といった具合に優先的に見て欲しい箇所を分かりやすくしたりします。

あとは話題ごとに
＜AAのことについて＞
＜BBのドキュメントについて＞
＜打ち合わせの日程について＞
といった具合に段落を明確にすることで、
読みたいところを読み出しやすいようにするのが、
長い文章でも読みやすくするコツかと思います。

締めの言葉

締めの言葉に限らないのですが、

直前の段落の語尾が次の段落の語尾と被らないように気をつけています。

何々いたします。

よろしくお願いいたします。

といった被りは、私が一番やってしまうパターンです。

直前の語尾を変えられるようであれば、変えたり、
段落の順番を変える事で同じ語尾が繰り返しにならないように意識しています。

まとめ

• 文法

日本語の文法的にどうとか、尊敬語・謙譲語、ビジネス用語などなど、
いろいろと気にすべき点はありますが、
日本語を丁寧に書く事ができていれば、あまり怒られることも無いと思います。
文法や言葉遣いを深く気にしすぎると時間がかかって仕方ないので、
ある程度のところで気にすることをやめるのが良いと思います。

メール文章を書く技術はとても大切だと思います。
こういったところに気をつけながら、
相手に伝わりやすく、短く簡潔な文章を、
間違いなく早く書くのはとても難しいことです。

• タイミング、スケジュール

さらに重要なのはメールを書いて送るタイミングがいつになるか読み、
そのタイミングで伝えるのが良いことか考えるのが大切かと思います。

仕事の流れは、自分の時間だけで決まっているわけではありません。
一緒に仕事をする同僚、お客様、販売代理店、メーカー、などなど。

それぞれに営業時間があり、それぞれに外出や打ち合わせなどの都合があります。
早めに伝えなければいけないことは、メールを書くよりも先に電話して伝えておくなど、順序や優先度を考えて行動しなければ、メールを書いて満足していると、
なぜいまさらこんな重要な事を伝えてきたのかと、お客様から怒られてしまうこともあるでしょう。

メール文章の中身を気にすることも大切なことですが、
それを伝えるのが遅くなり過ぎたりしないように気を使う事が重要だと思います。

まとまっていない"まとめ"が出来てしまった…。
まだまだ私も精進が必要ということでしょうか。
長文になってしまいましたが、このあたりで終わりにしたいと思います。

それでは、また。